Faydalı Bilgiler

Elektronik Belge Yönetim Sistemi nedir ve neden gereklidir?

Pin
Send
Share
Send
Send


Kuruluştaki elektronik belge yönetimi, her aşamada belgelerle çalışma işlemini en iyi duruma getirmenize olanak tanır: Taslak hazırlamadan onay ve bitmiş kopyayı gönderme. Bir kuruluşta elektronik belge yönetim sisteminin nasıl uygulanacağı ve uygulamanın özelliklerini şirketin çeşitli bölümlerinde neler olduğunu, materyalimizde anlatacağız.

Aşama 1. Mevcut doküman yönetim sisteminin analizi

Belgeler şirket içinde oluşturulabilir veya hem kağıt hem de elektronik biçimde girilebilir. Analiz, şirketteki mevcut iş akışındaki bu eksiklikleri şöyle tanımlayabilir:

  • evrak kaybı
  • aşırı çoğaltma
  • uzun onay süresi
  • bir kağıt belgenin, vb.

Şirkette mevcut olan sistem, aşağıdakiler gibi belgelerle çalışmak için artık modern gereklilikleri karşılamayabilir:

  • uygun arama motoru,
  • Belge ile işin her aşamasında operasyonel kontrol,
  • Yetkili düzenleme ve onaylama imkanı.

Şirketteki doküman yönetimi özelliklerine ilişkin sistem için diğer gerekliliklerin yanı sıra.

EDMS nedir?

İnternetin gelişmesiyle birlikte, kalın klasörlerin ve tozlu arşivlerin zamanı geçmişte kaldı. Artık belgelerle çalışma süreci tamamen otomatik. Gerekli yazılar tek bir tıklamayla bulunabilir ve arşivleme herhangi bir insan müdahalesi olmadan yapılır. Bu fırsatlar EDMS tarafından işletmelere açılmaktadır.

Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), belgelerin elektronik biçimde işlenmesinden dolayı özel bir yazılımdır. Başka bir deyişle, EDMS sayesinde, çalışanlar arasında belge transfer etmek, bireysel görevler vermek, arşivlemek vb. Mümkün.

Elbette birçok kuruluş elektronik belgeler oluşturabilir, saklayabilir ve aktarabilir. Bununla birlikte, sadece bir elektronik formatın herhangi bir yasal gücü olmayacaktır. Elektronik kağıdın ağırlık kazanması için her iki tarafça da imzalanması önemlidir. Bu durumda, belgeler özel bir elektronik imza ile mühürlenmelidir.

Bu nedenle, EDMS iki türe ayrılabilir:

  1. Şirket içi çalışanlar arasında belge akışı,
  2. Özel iletişim kanalları aracılığıyla çeşitli şirketler ve kuruluşlar arasında belge akışı.

EDMS'yi kuruluş içinde kullanmak için özel bir yazılım gerekir. Genellikle böyle bir program EDO platformu denir. Ek olarak, böyle bir yazılımın düzgün çalışması için ek ekipman gerekecektir. Örneğin, sunucular, ağ kanalları ve daha fazlası.

İki farklı şirket arasındaki bildirilerle çalışmak gerekirse, bir elektronik belge yönetim operatörüne ihtiyaç duyulacaktır. Böyle bir operatör iyi bir yardımcı olacaktır. Ne de olsa, mesajların nasıl gönderileceğini, belgelerin hangi formatta gönderildiğini kontrol eder, elektronik imzayı gerektirir ve kontrol eder, kağıtları bağımsız olarak saklar ve arşivler.

Dolayısıyla, EDMS, tüm işletmenin “dolaşım sistemi” dir. Zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlar ve elbette, kuruluşun çalışmasını bir bütün olarak olumlu yönde etkiler. Fakat bu tür bilgi işlem her zaman faydalı olur mu? Ve bir EDMS bir işletmeye zarar verebilecek kapasitede mi? Bu soruları cevaplamak için elektronik belge yönetiminin olumlu ve olumsuz yanlarını düşünmeniz gerekir.

Aşama 2. Elektronik doküman yönetim sistemi için gereksinimlerin oluşturulması ve uygulanması için bir planın geliştirilmesi

Bu aşamada, şirketin yönetimi ve BT uzmanlarının çabaları, bir elektronik belge yönetim sistemi aracılığıyla çözülen hedef ve amaçları doğru bir şekilde belirlemek için birleştirilir. Sistem en azından şunları sağlamalıdır:

  • belgelerin girdi ve çıktı kayıt kontrolü,
  • Kağıt belgelerin elektronik forma çevrilmesi (taranması ve tanınması),
  • Şirketin yapısal birimleri arasında evrak değişimi,
  • Belgelerin gruplar halinde sınıflandırılması,
  • Anahtar parametreler ve metinlerle dokümanın hızlı aranması,
  • yedekleme ve arşiv kopyalarının oluşturulması,
  • erişim haklarını yönetme becerisi,
  • diğer problemleri çözme.

Doğrudan şirketin kendisinde doğan belgelerle çalışmak için ayrı ayrı formüle edilmiş görevler. Sistem izin vermelidir:

  • taslak belgeleri oluşturmak, ayarlamak, koordine etmek,
  • sanatçıları son teslim tarihlerine göre kontrol etmek,
  • Tüm eylemleri bir belge vb. ile günlüğe kaydedin.

Belirlenen görevler ışığında, şirkete bir elektronik doküman yönetim sisteminin tanıtılması için bir plan hazırlanır.

Aşama 3. Sistem işletim prosedürlerinin geliştirilmesi

  • sistemin temel kuralları sabittir,
  • Elektronik belge yönetiminde yer alan belgelerin listesi belirlenir,
  • şablonları ve biçimleri onaylandı,
  • Kağıt belgeleri elektronik belgelere dönüştürme teknolojisini açıklar,
  • Belgelere erişim için ayrıntılı kurallar,
  • sistemin diğer nüanslarını deşifre etmek.

Aşama 4. Sistem başlangıcı ve kullanıcı eğitimi için hazırlık

Uygulama aşamasında, elektronik doküman yönetim sistemi test edilir, ekipman ve yazılım için gerekli ayarlar yapılır. Şifreler belirlenir, personel sisteme erişimin özellikleri açıklanır.

Ek olarak, personel elektronik doküman yönetim sisteminde çalışmak için talimatların eğitim ve bilgi testine tabi tutulur.

Elektronik doküman yönetimine geçiş emri

Elektronik doküman yönetim sisteminin yasal olarak işlemeye başlaması için aşağıdakilerde bir sipariş verilir:

  • sistemin başlangıç ​​tarihini gösterir,
  • ilgili kurumsal dokümantasyonun (düzenlemeler, talimatlar, kurallar) yürürlüğe girmesinin güvence altına alınması,
  • Sisteme erişime izin verilen kişilerin listesi onaylandı.
  • Bilgilendirme ve eğitim çalışanlarının şartları detaylı
  • elektronik doküman yönetim sisteminin uygulanmasıyla ilgili diğer nüansları deşifre etmek.

Elektronik doküman yönetimine geçişte örnek sipariş (alıntı):


Sipariş, ilgili tüm çalışanlara aşina olmalıdır.

Elektronik belge yönetimi yönetmeliği

Bazen şirketler, tüm ilgili talimat ve düzenlemeleri birleştirerek elektronik belgelerle çalışma konusunda ayrı bir belge geliştirir. Bu belgeye "Elektronik belge yönetimi yönetmeliği" adı verilir.

Bu hükme dahil edilecekler ve sistemle çalışma konusundaki bireysel sorunların nasıl detaylandırılacağına şirket karar verir. Gösterge amaçlı bir bölüm seti şekilde gösterilmiştir:


Kuruluştaki elektronik belge yönetimi ile ilgili Yönetmelik örneği (alıntı):


Elektronik doküman yönetim sistemi: otomasyon programları, kapsamı, endüstri özellikleri

İşletmelerde elektronik doküman yönetiminin organizasyonu masraflı ve zaman alıcı bir süreçtir. Herkes işyerlerini aynı anda otomatikleştiremez ve tüm iş zincirlerini belgelerle tek bir sistemde birleştiremez.

Özel programlar, kurumun en azından belirli alanlarını otomatikleştirmenize ve mümkün olan en küçük elektronik doküman yönetimini organize etmenize olanak tanıyan kurtarmaya gelir. Kuruluştaki elektronik doküman yönetimi için bu tür programlar en küçük işletmeler için bile geçerlidir. Genellikle personel iş akışı unsurlarıyla muhasebe ihtiyaçları (muhasebe ve vergi muhasebesi) için satın alınırlar.

Elektronik doküman yönetimini işletmede uygulamanın en iyi yolu bu değildir. Ancak, gerekli kaynakların yokluğunda, işletmenin bireysel bölümlerinin ve hizmetlerinin otomasyonu, belgelerle çalışmayı kısmen kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Elektronik doküman yönetimi alanında uzman olan kişiler farklı bir yaklaşım önerir. Bir şirketin tam teşekküllü etkili bir belge ile çalışma sistemini uygulamak için yeterli kaynağı yoksa, sorun yerel olarak çözülmemelidir. Elektronik doküman yönetimi seçilen alanlarda uygulanmamalı, tüm bölümleri birleştiren ortak bir sistem olarak uygulanmalıdır. Aynı zamanda, başlangıçta asgari bir işlev seti oluşturmak ve sistemi şirketin ihtiyaçlarına ve ölçeğine göre yapılandırmak suretiyle işlevselliği kademeli olarak artırmak mümkündür.

Son zamanlarda, elektronik doküman yönetim programlarının geliştiricilerinin endüstri özelliklerine göre (kamu sektörü, telekomünikasyon vb. İçin ayrı ayrı programlar) ayrılması söz konusudur.

Daha sonra, personel ve yasal elektronik belge yönetimi (şirketin birleşik bir belge yönetim sistemi kuramadığı durumlarda bunları oluştururken nelere dikkat edilmeli) üzerinde daha ayrıntılı olarak duruyoruz.

Bir personel elektronik belge yönetimine ne zaman ihtiyaç duyulur ve onsuz yapmak mümkün müdür?

Elektronik İK doküman yönetimi, bir organizasyondaki elektronik doküman yönetim sisteminin unsurlarından biridir.

Çeşitliliklerindeki personel dokümanları, muhasebe hizmetinden daha düşük değildir - oluşturulan ve alınan birincil belgelerin hacmi bakımından lider. Çoğu, bu gibi nüanslara bağlıdır:

  • örgütün ölçeği ve yapısı,
  • faaliyetlerinin özellikleri,
  • yapısal birimlerin coğrafi parçalanması,
  • personel devri
  • diğer özellikler (uzak çalışanların varlığı, zararlı ve tehlikeli çalışma koşulları vb.).

Bir kuruluşun elektronik personelin iş akışına ihtiyacı olup olmadığına karar verirken tüm bu nüanslar göz önünde bulundurulur.

Bir şirket bir müdür, bir muhasebeci ve 5-7 çalışandan oluşuyorsa, elektronik doküman yönetimi çok maliyetli ve uygun olmayan bir olay olabilir. Şirket, kapsamlı bir şube ağı ve belirli çalışma koşulları ile büyükse, belgesel işlemlerin otomasyonu vazgeçilmezdir.

Personel elektronik belge alışverişi organizasyonunun özellikleri aşağıda açıklanacaktır.

1. Kişisel verilerin korunmasını sağlayın

Bu konuda, gereksinimlerden biri ilerlemelidir:

  • 152-FZ sayılı 27 Temmuz 2006 tarihli "Kişisel Verilere İlişkin Kanun",
  • Rusya Federasyonu Hükümeti Kararı 11.11.2012 tarih 1119 tarih ve “Kişisel Verilerin Korunması Şartlarının Onaylanması Üzerine…”

Bunu yapmak için, şunları sağlamanız gerekir (Gereksinimlerin 15. paragrafı):

  • Bilgi sisteminin yetkisiz kişilerin yetkisiz erişime sahip olduğu binaların güvenliği,
  • Kişisel veri taşıyıcıların güvenliği,
  • Resmi görevlerini yerine getiren sınırlı bir daire grubunun personel belgelerine erişim,
  • Bilgi güvenliği araçlarının kullanılması,
  • diğer zorunlu faaliyetlerin uygulanması.

2. Elektronik imza alma ve kullanma prosedürünü düzenlemek

Bu konuda, 04.06.2011 tarih ve 63-FZ sayılı “Elektronik İmzalar” yasanın normlarına uyulmalıdır. Personel belgelerinin önemi (iş uyuşmazlıklarını çözerken de dahil olmak üzere) dikkate alındığında, imzalarken, şirketin yöneticisi gelişmiş bir nitelikli elektronik imza (UKEP) kullanmalıdır. Diğer elektronik imza türlerinin kullanılması (basit veya gelişmiş niteliksiz), şirketin yerel işlemlerinin geçersiz olarak tanınmasına neden olabilir.

3. Personel belgelerini tasfiye etmek

Personel belgeleri iki gruba ayrılır:

  1. Elektronik olarak kuruldu.
  2. Münhasıran kağıt üzerinde yaratılmıştır.

Tam da bir organizasyonda personel elektronik doküman yönetim sistemi oluşturulmasında önemli zorlukların olduğu yerdir. Personel belgelerinin önemli bir kısmı yalnızca yazılı olarak yürütülmeli ve tarafların iş ilişkisine (çalışan ve (veya) işveren) şahsi imzası ile onaylanmalıdır.

Çalışanın kişisel belgelerini ve personel bilgilerini bir makbuzla (örneğin, bir disiplin cezası uygulamak için bir emir) tanımak gerekir ve İK uzmanı, çalışanların kişisel kartlarındaki verileri düzeltirken tüm düzeltmeleri kişisel bir imza ile belgelendirmelidir.

5. Elektronik personel belgelerinin yerel yasalarını belirlemek

Elektronik ortamda yapılan personel belgelerinin formları özel yönetmeliklerle tespit edilmelidir. Bu tür belgelerle çalışmanın tüm nüansları burada kaydedilmelidir: kendilerinde ayarlama yapma prosedürü, saklama şartları ve yöntemleri, ayrı yasal öneme sahip belgeler için elektronik imza türleri, vb.

Personel elektronik belge yönetimi: yasa koyucular ne planlıyor?

İlerleme hala geçerli değil. Yavaş yavaş, her zaman yalnızca kağıt biçiminde varolan personel belgeleri de elektronik formata aktarılır.

Elektronik iş sözleşmesinin bugüne kadar, elektronik imzası varsa, uzak bir çalışanla yasal olarak imzalanmasına izin verilir (Rusya Federasyonu Çalışma Kanunu'nun 312.3 maddesi).

Bu materyalde daha fazla bilgi edinin.

Her ne kadar elektronik sözleşmelerin yaygın şekilde tanıtılması için ayrı ayrı yasal çalışmalara hala ihtiyaç vardır.

Elektronik çalışma kitaplarında, yasama düzeyindeki tartışmalar birkaç yıldır devam etmektedir.

Daha fazla ayrıntı için bağlantıya bakınız.

Genel olarak, yetkililerin pozisyonu açıktır: yakın gelecekte personel alanındaki elektronik doküman yönetimi tanıtılacaktır. Çalışma Bakanlığı, halihazırda bir dizi şirkette elektronik ortamda yapılanmaya göre (26 Mart 2018 No. 194’ün emriyle) uygulanması üzerine bir deney başlattı:

  • mesai saatleri dikkate alınır
  • çalışanlar yerel yasalara, maaş bileşenlerine, görev tanımlarına,
  • tatilin başlangıcı hakkında bilgi vermek,
  • iş gezileri hazırlamak.

Elektronik personelin iş akışının getirilmesi, işverenlerin emek kontrollerini Internet üzerinden (uzaktan) geçirmelerini sağlayacaktır.

Şirkette yasal elektronik belge yönetimi

Ticari faaliyetlerde yasal konular düzenli olarak ortaya çıkmaktadır.

Şirketin bir avukatı veya yasal servisi varsa, şirketin genel elektronik belge yönetimine entegrasyonu ile yasal belgelerin elektronik belge yönetimini düzenlemek rasyoneldir. Böyle bir sistem sağlar:

1. Sözleşme onay sürecini koordine etmek

Hazır sözleşmeler için şablonların uyumlu hale getirilmesi, tüm şirketlerin karakteristik bir işlemidir. Çok zaman alır ve çeşitli hizmetlerdeki uzmanların (finansal, teknik, yasal ve diğerleri) katılımını gerektirir. Bu süreçte, elektronik belge yönetimi tüm onay sürecini koordine etmenizi ve sözleşmeyi hızlı bir şekilde karşı tarafa göndermenizi sağlar.

Yasal elektronik doküman yönetim sistemi aşağıdakilere izin vermelidir:

  • onay için bir kişi listesi oluşturmak,
  • dikkate alma ve ayarlamalar zamanlamasını kontrol etmek,
  • diğer sorunları çözme (sözleşmeyi gözden geçirme, gönderme, imzalama vb.).

2. Talep ve taleplerle etkin bir şekilde çalışın.

Hak talebinde bulunmak ve hak talebinde bulunmak için, yasal hizmet uzmanının tam bir kaynak belge paketine sahip olması gerekir. Bu belgeler hem şirketin içinde doğabilir hem de dışarıdan (müteahhitlerden) gelebilir. Tüm bu parçalanmış bilgileri toplamak için, çeşitli servislerle (muhasebe, satış ve diğer bölümler) operasyonel etkileşim gereklidir.

Bu düzenleme avukatlar için gerekli tüm bilgilerin elektronik ortamda toplanması ile ilgili konuların detaylandırılması için önemlidir.

Sistem şu şekilde yapılandırılmalıdır:

  • tüm kaynak evraklar yükleniciye zamanında teslim edildi,
  • avukatlardan hazır evrakların şablonları onay için otomatik olarak yönetime gönderilir,
  • ayarlama yapma imkanı sağlandı,
  • bir belgeyle çalışmanın tüm aşamaları izlenebildi,
  • Talep ve talep hazırlama zaman çizelgeleri takip edildi.

3. Derhal istekleri ele

Avukatlar, karşı taraflara mektuplar, çeşitli belgelerin kopyaları, düzenleme ve kanun uygulayıcı kurumların talebi üzerine cevaplar vb. Hazırlamak zorundadır. Elektronik doküman yönetiminin tanıtımı şunları izlemenizi sağlayacaktır:

  • Talep yüklenici tarafından alındığında,
  • Uygulanması için ne kadar zaman var?
  • Tamamlanan yanıtı gönderme tarihi.

Bu tür bir kontrol, sadece avukatın (uygulayıcı) değil aynı zamanda isteğin ve transferin zamanında aktarılmasına katkıda bulunan talebin başlatıcılarının disipline edilmesine izin verir.

Elektronik taleplerle çalışma prosedürünün tamamı yönetmeliklerde açıklanmalıdır: talebin şartları, kaynak verilerinin tamamlanma şartları, talebi yerine getirme zamanı.

Elektronik bir doküman yönetim sistemi geliştirmek için, mevcut doküman yönetim sistemini şirkette analiz etmek, ana görevleri belirlemek ve projeyi tamamlamak gerekir. Ardından sistemi devreye sokun, personeli eğitin ve elektronik doküman yönetimi ile çalışma prosedürünü bir yerel yerel yasada (düzenlemeler, talimatlar) düzeltin.

Bölüm İçeriği

Bu bölüm, elektronik belge yönetimi konusunu daha yeni tanımaya başlayanlar için tasarlanmıştır. Bu bölüm, karmaşık konuların derinliklerine inmeden temel bir elektronik belge yönetimi fikri oluşturmanıza yardımcı olacaktır. 1-1.5 saat çalışma zamanı.

Bağımsız çalışma için bir materyal arşivi indirmek istiyorsanız - kayıt olun. O zaman bir dizi "İşletme için elektronik belge yönetiminin temelleri" konusuna sahip olacaksınız. 20 saat çalışma zamanı

Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для его получения напишите нам или звоните +7 (3412)72-65-01.

ECM – это просто или сложно?

Bugün ofisteki belgelerin% 100'ü elektronik biçimde yaratılmıştır, ancak şimdiye kadar oluşturulan belgelerin% 80'inden fazlası basılmıştır (onay, tanıma, başlangıç ​​için)! Böyle bir format etkili olabilir mi? Elektronik doküman yönetiminin tanıtımı, karar vericiler adına en makul eylem gibi görünüyor ...

Ancak, otomasyondaki iyileştirmelere yönelik işletme ihtiyacı hemen oluşmaz ve yalnızca birkaç sinyal aldıktan sonra, yönetim ve sorumlu uzmanlar mevcut sorunları çözmek için işletmenin içerik yönetimi için özel bir bilgi sistemine (ECM sistemi) ihtiyaç duyduğu sonucuna varır. Başka bir deyişle, bilgiyi eski haline gelinceye kadar varlığının her aşamasında yönetmek gerekir.

Sesli ihtiyaçların anlaşılmasını sağlamak, belirli bir BT çözümü kullanmanın uygulamalı faydalarını görmek için, sadece “büyümek” değil, aynı zamanda ECM sisteminin genel olarak nasıl yapılandırıldığını da anlamak gerekir. Bilgi yönetiminin hangi aşamaları ECM altyapısı tarafından kapsanmaktadır? Her aşamada bilgi ile neler yapılabilir? Bilgi ile etkileşime giren süreçleri hangi kurallar yönetir? Geniş bir teori nasıl pratiğe çevrilir?

İnternet kaynağımızın bu bölümü, kurumsal içerik yönetimi ile ilgili karmaşık sorunları kapsayan materyalleri topladı ve yapılandırdı.

Elektronik belge nedir, EDMS, ECM

Elektronik belgenin EDMS, ECM'nin ne olduğu ile ilgili birçok tanım vardır. Size en anlaşılır ve yetenekli olanı vermeye çalışacağız.

Elektronik belge - Bu, bilgisayarda (Word, Excel dosyaları vb.) Depolanan belirli bir bilgi grubudur (metin, görüntü, ses kaydı). Bu bilgi kümesine, aynı kitaplıktaki kitaplara bir kart dizini eşlik ettiği gibi, özelliklere sahip bir kart eşlik eder. Niteliklere göre (isim, yazar, yaratma tarihi, vb.). Belge hızlı bir şekilde bulunabilir.

İş Akışı (iş akışı) çalışanların belirli bir iş sürecindeki eylemlerinin bir dizisidir. Örneğin: eylemler dizisi “bir belge almak, bir belgeyi kaydetmek, bir belgeyi gözden geçirmek, bir belgeyi yürütmek” ve iş süreci “vatandaşların temyizleriyle çalışmak” tır.

Elektronik doküman yönetimi (EDO), belgelerin büyük bir kısmının elektronik biçimde kullanıldığı ve merkezi olarak depolandığı, belgelerle çalışma düzenlemenin bir yoludur.

Elektronik doküman yönetim sistemi (EDMS), çalışmanızı elektronik belgelerle (oluşturma, değiştirme, arama) ve ayrıca çalışanlar arasındaki etkileşimi (belge aktarma, görev verme, bildirim gönderme vb.) Organize etmenize olanak sağlayan bir bilgisayar programıdır (yazılım, sistem).
Ayrıca, EDMS'ye elektronik bir belge yönetim sistemi olan EDMS (Elektronik Belge Yönetim Sistemleri) adı verilir.

ECM (Kurumsal İçerik Yönetimi) - Çeviride, bu terim "kurumsal bilgi kaynaklarının yönetimi (içerik, içerik, içerik)" gibi geliyor. Bu kavram EDMS'den biraz daha geniştir. ECM sistemi altında, organizasyon içindeki tüm tüketicilere bilgi (içerik) toplamak, yönetmek, biriktirmek, depolamak ve iletmek için kullanılan bir dizi teknoloji, araç ve yöntem anlaşılmaktadır. Örneğin, bir ECM sistemi olmak için, bir EDMS, dokümanları taramak, belgelerin güvenliğini garanti etmek, dokümanları saklamak için kuralları korumak vb.

Bu ve diğer terimlerin daha kesin ve “bilimsel” tanımları Sözlük'te bulunabilir. Ayrıca, elektronik doküman yönetiminin temel ilkeleri konusunda bilgi edinmenizi öneririz.

ECM sistemine mi ihtiyacınız var?

Bir EDMS veya bir ECM sistemine ihtiyacınız olup olmadığını değerlendirmek için, kendinize aşağıdaki soruları cevaplayın:

  • Telefonda konuşurken önemli bir ortakla doğru belgeyi hemen bulabilir misiniz?
  • Şu anda vermiş olduğunuz siparişlerden hangisinin henüz tamamlanmadığını, hangilerinin gecikmiş olduğunu kesin olarak söyleyebilir misiniz?
  • Belgelerin mevcut onay hızının kuruluşunuzun olumlu bir görüntüsünü oluşturduğundan emin misiniz?
  • Masanızdaki kağıtlardan memnun musunuz?
  • Onay için verdiğiniz belgenin şu anda nerede bulunduğunu güvenle söyleyebilir misiniz?

3 veya daha fazla soruya olumsuz cevap verdiyseniz, bir EDMS veya ECM sistemi satın almayı ciddi şekilde düşünmelisiniz.

Ayrıca, bölümlerin materyallerine aşina olmanızı da öneririz:

Elektronik Belge Yönetiminin Yararları

İş Süreci Şeffaflığı. Sistem, organizasyondaki tüm faaliyetleri yönetim ve kontrol için tamamen şeffaf hale getiren iş süreçlerinin aşamalarını takip etme olanağı sağlar.

Yönetici disiplinini geliştirmek. İstatistiklere göre, alınan görevlerin% 20'si onlardan sorumlu çalışanlar tarafından yerine getirilmemektedir. Yönetim için işin tüm aşamalarının tam kontrolünü sağlayan ECM sistemi, çalışanların performans disiplinini doğrudan etkilemektedir.

Yöneticiler ve çalışanlar tarafından daha az zaman harcanması. Sistemin kullanılması, neredeyse tüm rutin işlemlerde harcanan zamanı belgelerle azaltır (oluşturma, arama, onaylama vb.). Ek olarak, iş akışının ve bunun sonucu olarak organizasyondaki tüm süreçlerin hızlanması var.

Bilgi Gizliliği. Gizli bilgi sızıntısı kuruluşta milyonlarca kayba neden olabilir. Geleneksel "kağıt" belge yönetiminden farklı olarak, ECM sistemi belgelere kesinlikle verilen kullanıcı haklarına uygun olarak erişim sağlar, belge üzerindeki tüm eylemler (okuma, değiştirme, imzalama) kaydedilir.

ISO 9000 ile Uyumluluk. Kalite yönetiminin kurulması, artık Rus şirketleri tarafından ele alınan öncelikli görevlerden biri haline gelmiştir. Kalite yönetim sistemi (KYS) gereksinimlerinden biri şeffaf bir şekilde belge yönetimi ve bilgi etkileşimidir. QMS kurarken ECM sistemi kullanmanın avantajları:

  • Belge ve kayıtları yönetmek için ISO 9001: 2000 standardının bölümlerinin sıkı bir şekilde uygulanmasını sağlamak,
  • tarif edilen iş süreçleri çerçevesinde çalışanlar tarafından yönetmeliklerin uygulanmasına destek,
  • KYS yönetimi tarafından kontrol için fon sağlanması.

Yenilik ve öğrenme kolaylığı. ECM sistemine dayanan bildirim sistemi sayesinde tüm çalışanlara hızlı bir şekilde yeni çalışma kuralları getirebilirsiniz. Yeni çalışanların eğitim süresi, iş için gerekli bilgileri hızlı bir şekilde araştırabilmemiz (düzenlemeler, talimatlar vb.) Nedeniyle azalır. Rotalar ve döküman şablonları kolayca değiştirilir, ardından çalışanlar otomatik olarak yeni bir şekilde çalışmaya başlar.

Kurum kültürü gelişimi. Bir ECM sisteminin uygulanması süreci bir kurum kültürü kurar ve sürdürür. Çalışan etkileşimlerinin optimizasyonu ve yatay bağlantıların geliştirilmesi ekip oluşumuna yol açar. Aynı zamanda, her çalışanın kendisine verilen görevin kalitesinin yerine getirilmesi konusundaki sorumluluğu artıyor.

Rekabet avantajı. ECM sisteminin uygulanması, şirketin diğer piyasa oyuncularına göre rekabet avantajlarını doğrudan etkilemektedir. Bilgi akışının hareketini ve tüm süreçlerin hassas kontrolünü hızlandırarak müşteri hizmetlerinin hızını ve kalitesini arttırır. Büyük bir işletmenin bile işleyişi daha mobil hale gelir ve “yeri doldurulamaz” çalışanlara daha az bağımlı hale gelir.

ECM Teknolojisi

Kurumsal bilgi (veya içerik) yönetimine hem uygulama hem de teori açısından yaklaşılabilir. Kuşkusuz, ECM'nin pratik yönleri, öncelikle iş odaklarından dolayı ilginçtir. Bununla birlikte, yapılandırılmış bir bilgi sistemine dönüştürülecek çeşitli pratik konular için, teknik bileşen üzerine teorik bir temele ihtiyaç duyulmaktadır. Bunu yapmak için, AIIM (Bilgi ve Resim Yönetimi Derneği) sözlüğünden, kanonik tanımda belirtilen yaşam döngüsünün bileşenlerine dikkat etmeniz gerekir: yakalama (Yakalama), yönetim (Yönet), saklama (Mağaza), koruma (Koruma) ve bilgi sunumu ( ) sunun.

Bilgi, tüm yaşam döngüsü boyunca yönetilir: oluşturulmasından veya kuruluşa girmesinden, son kullanıcıya teslim edilmesine veya depolama süresinin bitiminden sonra imha edilmesine kadar. Bilgi organizasyonun tüm süreçlerine nüfuz eder, farklı bilgi sistemlerinde yaratılır ve işlenir ve çeşitli uygulamalar kullanılır, ancak yalnızca ECM tüm yaşam döngüsü boyunca bilgiyi yönetmek için birleşik bir yaklaşımın olması gerektiğini vurgular.

Bir işletme açısından, bir belgenin iş akışına katıldığı zaman iş süreçlerinde doğrudan etkisi olan bir belgenin yaşam döngüsündeki aşamaların önemli olmasına dikkat etmek önemlidir. Tamamen teknik açıdan bakıldığında, bu aşamalar belirgin bir anlam yükü taşımamaktadır, genel olarak “belge yönetimi” ile belirtilmektedir.

Makalelerde bilgi yönetimi teknolojileri hakkında daha fazla bilgi edinin:

EDMS ve ECM sistemlerinin işlevselliği ve sınıflandırılması

Araştırma şirketi Gartner'e göre, ECM sistemleri altı işlevin en az üçünü destekleyen olarak sınıflandırılabilir:

  • doküman yönetimi (beyan / iade, sürüm kontrolü, güvenlik, doküman gruplaması vb.),
  • Ortak belgeler üzerinde ortak çalışmalar ve proje ekiplerine destek sağlanması,
  • belgeleri tarama ve kağıt belgelerin görüntülerini yönetme,
  • uzun vadeli arşiv depolaması için kayıtların yönetimi, depolama kurallarının ve düzenlemelerinin otomasyonu, kayıtların mevzuat ve düzenleme kurallarına uygunluğunun sağlanması,
  • iş süreçlerini destekleme, içerik yönlendirme, iş görev ve durumlarını belirleme, rota izleme ve yürütme kontrolü için iş akışı,
  • Yayınları otomatikleştirmek için web içerik yönetimi, dinamik içerik yönetimi ve bu görevler için kullanıcı etkileşimi.

Uygulanan fonksiyonların sayısına göre, EDMS aşağıdakilere ayrılır:

  • ofis sistemleri
  • elektronik arşivler
  • iş akışı sistemleri
  • karmaşık veya ECM sistemleri.

"Fonksiyonel SED ve ECM" bölümündeki başlıklardan bu konuyu tanıyabilirsiniz:

ECM sisteminde bir iş süreci örneği

Aşağıda, bir ECM sisteminde kuruluş tarafından posta, faks, e-posta yoluyla alınan ve tescile tabi olarak gelen belgelerle (kayıt, görme, yürütme) çalışan bir ECM sisteminde çalışmanın bir örneği olduğunu düşünen BPMN notasyonundaki bir iş süreci şeması verilmiştir. Doküman, kuruma kabul edildikten hemen sonra sisteme girilir ve ardından elektronik biçimde "hareket eder".

Bir ECM sisteminde iş süreçlerini düzenlemek için en iyi yöntemler

EDMS / ECM'de çalışan kuruluşlar için, basitleştirilmiş evrak oluşturma ve iş süreçlerine odaklanma fırsatı ortaya çıkmaktadır. Yani, bu durumda belgelerin tescili ve sekreter tarafından siparişlerin kontrolü, yalnızca giden ve gelen yazışmalarla çalışırken, iç belgeler için bu adımlar hariç tutulur. Bu, tüm iş süreçlerinin durduğu ve hiç kimsenin bir şey yapmadığı ve kontrol etmediği anlamına gelmez. Belirli siparişlerin yerine getirilmesi, sürecin ilerlemesini de kontrol edebileceğiniz durumunu takip ederek görevlerin ve görevlerin (iş akışı) bir parçası olarak gerçekleştirilir. Aynı zamanda, standart iş süreçleri veya üst düzey yöneticilerle koordinasyon zincirlerinden geçmenin gerekli olmadığı “vakalar” çerçevesinde yatay görevlerin sayısı artmaktadır.

ECM sistemi genellikle işletmenin “dolaşım sistemi” haline gelir ve birçok iş sürecini etkileyerek daha verimli olmalarını sağlar. Böyle bir çalışmayı organize etmek için en iyi uygulamalar hakkında daha ayrıntılı olarak konuşacağız.

Arkadaş ERP ve ECM sistemleri nasıl kurulur?

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) bir bilgi sistemi aracılığıyla kaynakları (üretim, finansal, iş gücü) optimize etmeye odaklanan bir işletme yönetimi stratejisidir.

Hem ERP hem de ECM sistemleri kurumsal bilgilerle çalışsa da, bu bilgilerin niteliği tamamen farklıdır. Bu ERP sistemlerinin temeli iyi yapılandırılmış bilgidir. Bir ERP sistemi dokümanı, bir dizi detayın değerlerine ve belirli bir işlem mantığına tekabül ettiği, açıkça tanımlanmış bir formdur (kaynaklardan birini tarif eder - finansman, maddi varlıklar, üretim tesisleri).

Bir ECM sistem belgesi (içerik birimi) öncelikle yapılandırılmamış bilgilerdir. Bir ECM sistemi için bir fark yoktur - bir metin belgesi, bir tablo, bir video dosyası veya çizim. Sistem, bu tür belgeleri iş onay süreçlerine eşit şekilde dahil edecek, haklar atayacak veya istenen belgeyi arayacaktır.

ERP ve ECM'nin şirkete entegrasyonu, belki de bu sistemlerin işlevselliğini birleştirmenin en doğal ve en riskli yoludur.

ERP ve ECM sistemlerinin entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin:

ECM sisteminden ne beklememelisiniz

Şu anda, işletmelerin karmaşık otomasyonu, her biri belirli bir problem yelpazesini çözen birkaç sistem entegre edilerek oluşturulmaktadır. Bu nedenle, her bir sistemde tam olarak neyin uygulanması gerektiğini doğru bir şekilde belirlemek çok önemlidir.

EDMS ve ECM sistemi öncelikle yapılandırılmamış bilgilerle çalışmaya odaklıdır, bu yüzden bazı problemleri çözme girişimleri etkisiz olacaktır.

EDMS ve ECM sisteminde uygulanması makul olan müşterilerin en yaygın gereksinimlerini göz önünde bulundurun.

İK yönetimi. İK yönetiminin doğrudan belgelerle ilgili olmasına rağmen, bu yöndeki görev belgelerin kendisinde değil muhasebe ve personel yönetimindedir. Çeşitli numunelerin personel tarafından (eğitim, cinsiyet, uzmanlık, başvuru tarihi / işten çıkarma, vb.) Alınması gerekmektedir, çünkü bu bilgiler veri tabanında yapılandırılmış bir biçimde değil, yapılandırılmamış belgeler şeklinde değil. Her belgenin oluşturulması, personel durumundaki değişikliği yansıtmalıdır, bu nedenle, İK yönetimini otomatikleştirmek için, yapılandırılmamış bilgilerin (özgeçmiş, fotoğraf, personel siparişleri, vb.) Depolanması için ECM sistemine entegre edilebilecek özel personel yönetim sistemlerinin kullanılması daha tavsiye edilir. Ek olarak, ECM sisteminde bu belgelerin uzlaştırılması süreçlerinin otomatikleştirilmesi de yararlıdır.

Mali belgeler için muhasebe. Bu durum, yapılandırılmış finansal belgelerle aynıdır: faturalar, faturalar, yapılan işlerin eylemleri, vb. Özel muhasebe sistemleri ve ayrıca bir ERP sisteminin özel modülleri, birincil belgelere dayanan vergi ve muhasebe işlemlerine yöneliktir. ECM sistemi bunların yerini alamaz, ancak finansal belgelerin tarama görüntülerinin elektronik arşivini taramak ve düzenlemek EDMS'nin görevleridir. Bu tür çözümleri uygulama ihtiyacı, genellikle erişim haklarını, dijital imzaları, vb. Dikkate alarak EDMS belgeleri gibi finansal belgelerle çalışacak iş süreçlerinde büyük miktarda belge ve katılımcı ile ortaya çıkmaktadır.

ECM ve ERP sistemlerinin bir arada kullanımı aşağıdaki seviyelerde kullanışlıdır:

  • ERP'de tutulan ECM'de belge görüntülerinin saklanması,
  • ERP raporlarının ECM’de saklanması, İmzalı EDS,
  • ECM sistemini kullanarak evrakların ve ERP dizini girişlerinin koordinasyonu.

Ek olarak, artık finansal belgelerin (faturalar, sözleşmeler, faturalar ve kanunlar) muadili ile elektronik ortamda paylaşılması mümkündür. Bu tür belgelerin EDMS'de saklanması ek bir avantaj sağlayacaktır. Daha fazla detay

Bu konuyu incelemek için yararlı malzemeler:

Özellikle muhasebeciler için küçük bir ders kitabı hazırladık (makale koleksiyonu):

İş süreçlerinin analizi ve modellenmesi.

Kural olarak, BPM sınıfındaki sistemler (İş Süreci Yönetimi) iş süreçlerini analiz etmek ve modellemek için kullanılır. Bunlar, bir teşebbüsün veya bir dış danışmanlık firmasının iş analitiğinin uzmanlaşmış araçlarıdır. Simüle edilmiş iş süreçleri, belgelerle ilgili olmayan, manuel olarak gerçekleştirilen (örneğin belgelerin kurye ile teslim edilmesi), dış varlıklar (örneğin tedarikçiler) veya diğer sistem sınıflarını (ERP, CRM) destekleyen eylemler içerebilir.

Klasik EDMS, iş süreçlerinin analizi için bazı bilgiler sağlayabilir (örneğin, belirli görev türlerinin yürütülmesinde gecikmelere dair raporlar şeklinde). Ancak bu, tam bir analiz için gerekli olan verilerin sadece küçük bir kısmıdır.

EDMS ve modelleme sistemlerinin referans verilere göre, örneğin doküman türlerine veya organizasyonel yapıya entegre edilmesi önerilir. Ek olarak, EDMS'de gerçekleştirilen mevcut iş süreçlerini analiz etmek için EDMS'yi bir veri sağlayıcı olarak kullanmak etkili olacaktır.

Öte yandan, piyasada mevcut olan doküman yönetim sistemleri genellikle EDMS çerçevesinin ötesine geçer ve BPM sistemleri sınıfına yaklaşır, bu durumda yetenekler analiz ve modelleme için bir veya başka bir işlevsel içerebilir.

Kurumsal bilgi sisteminde ECM Yeri başlığı altındaki ECM sistemi konumlandırması hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.

Uygulamanın etkisi

Bir ECM projesinin etkisinin değerlendirilmesi, temel olarak, bir BT projesinin etkinliğini değerlendirmek ve bir BT projesini bir şirketteki herhangi bir projeyi değerlendirmekten değerlendirmekle aynıdır.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Bu, ele alınacak BT sorunlarının açık ve ilave gereklilik gerektirmediği durumlarda mümkündür. Örneğin, sekreter için bir bilgisayar satın almak veya bir muhasebe sistemini kurmak. Buradaki amaç, şirketin teknolojilerinin vadesidir, ki bu olmadan şirketin etkili olduğu kabul edilemez. Diğer durumlarda, uygulamanın gerekliliği şüphesiz olmakla birlikte, etkinin hesaplanması neredeyse imkansızdır. Ve bazen etkinin hesaplanması teknolojinin kendisinden daha pahalıdır (örneğin çalışanlara sınırsız İnternet erişimi sağlamak gibi). Tüm bu durumlarda, proje maliyetlerine ve çözüm potansiyeline, örneğin uygulanan sistemin yardımı ile şirketin diğer görevlerinin ne kadar kolay bir şekilde çözülebileceğine daha fazla önem verilir.

EDMS ve buna dayalı çözümler her zaman etkisi açık olan sistemlere atfedilemez. Varlıkların bilgiye bilgi kullanımındaki etkinliğini analiz etmek için kullanılan geleneksel yöntemlerin yanı sıra, “kârın toplam maliyetlere oranı verimliliktir” formülü de geçerli değildir. Bu, bilginin maddi ve iş gücü kaynakları ile birlikte üretime katılan maddi olmayan bir varlık olduğu gerçeğinden kaynaklanmaktadır. ECM sisteminin uygulanmasına iş süreçlerinde ve işçilik maliyetlerinde bir değişiklik eşlik eder. ECM de dahil olmak üzere bilgi sistemlerinin maliyetleri, çoğu durumda yalnızca biçimlendirilmesi zor olan bazı ekonomik planlama modellerini kullanarak çıktı birimi başına hesaplanabilen dolaylı maliyetlerdir.

ECM sisteminin uygulaması nedir

Bir ECM sisteminin seçilmesi ve edinilmesi, bir kuruluşta elektronik doküman yönetimi oluşturmak için ilk adımdır. Sistem çalışıp gerçekten yürürlüğe girmeden önce, uygulama süreci devam etmektedir. Herhangi bir bilgi sistemini hiç uygulamadıysanız, uygulamanın ne olduğunu ve neden gerekli olduğunu açıklayacağız.

Bir ECM sisteminin uygulanması tipik olarak aşağıdaki adımlardan oluşur:

  • proje organizasyonu, personel dağılımı (proje yöneticisi ve çalışma grubu),
  • ECM sistemlerinin kullanımı için kurumsal araştırma ve çözüm tasarımı,
  • ECM sisteminin ayarlanması ve uyarlanması,
  • personel eğitimi
  • deneme operasyonu.

İşletme, uygulama sürecini bağımsız olarak veya bir üçüncü taraf uygulayıcı şirketin katılımıyla organize edebilir. İlk durumda, kendi çalışanlarımız adına daha fazla zaman ve çaba harcayacaktır, uygulama süresinin gecikmesi muhtemeldir. İkinci durumda, bir üçüncü taraf kuruluşun hizmetleri için ödeme yapmak için önemli finansal maliyetler gerekecektir, ancak projenin zamanlaması ve sonucu daha garantili olacaktır.

Her durumda, başarılı bir uygulama için aşağıdaki kurallar zorunludur:

  • ECM sisteminin uygulanmasında ve kullanımında yönetimin aktif katılımı,
  • ECM sisteminin uygulanması ve desteklenmesi için kilit çalışanların belirlenmesi ve derinlemesine eğitilmesi,
  • tüm kullanıcılar için eğitim organizasyonu ve sistemle çalışmak için talimatların sağlanması.

Elektronik doküman yönetimi uygulaması bölümümüzde uygulama sürecinin organizasyonu hakkındaki sürekli güncellenen önerileri bulabilirsiniz.

ECM sisteminin uygulanmasındaki sorunlar ve riskler

Bir çok yönden, bir ECM sisteminin uygulanmasının sorunları ve riskleri, kurum çapında diğer bilgi sistemlerinin uygulanması ile ilgili projelerle örtüşmekte ve aşağıdakilere yol açmaktadır: olumsuz sonuçlar:

  • Proje şartlarının ihlali,
  • proje bütçesinin ihlali,
  • eksik hedeflere ulaşma (sistem çalışır, ancak tam değil: planlanandan daha az / daha kötü),
  • uygulamanın tamamlanamaması (uygulamadan sonra sistem gerçekten çalışmıyor).

Risk özgüllüğü Bir ECM sistemini uygularken, kısa sürede, çalışanların çoğunun, onlar için tamamen yeni çalışma yöntemlerine (elektronik formda belgeler okumak, elektronik olarak kararlar almak ve yönetim imzaları vb.) aktarılmasının gerekli olduğu gerçeğiyle bağlantılıdır. Bir ECM sisteminin uygulanmasının en karakteristik riskleri:

  • Muhafazakar kullanıcılar, yeni çalışma yöntemlerinin reddedilmesi,
  • sıradan kullanıcıların ve üst yönetimin düşük bilgisayar okuryazarlığı,
  • yapılandırılmamış süreçler (düzenlemelerin eksikliği),
  • yetersiz / yetersiz teknik donanım,
  • bulanık proje yönetimi.

Risklerden Kaçınmanın Yolları genellikle standart:

  • ECM sisteminin bu işletmedeki detaylı ön tasarımı,
  • açık kurallar ve kişisel liderlik örneği,
  • personel eğitimi ve problem çözmede operasyonel destek.
  • aşamalı uygulama.

Elektronik bir belgenin güvenilirliği ve geçerliliği

Elektronik içerik yönetimi ve elektronik etkileşim alanı şimdi aktif olarak gelişmektedir. Mevzuat da gelişmekte, bazı normlar hayata geçtikten sonra içinde sabitlenmekte, bazıları ise yasama kanunlarının getirilmesiyle ortaya çıkmaktadır.

Bir belgenin güvenilirliğini ve yasal önemini belirlemek herkes için anlaşılabilir bir prosedürdür: belgede gerekli imza ve mühürler bulunmalıdır. Peki elektronik bir belgenin doğruluğu nasıl belirlenir?

Bunun için yaratılmış elektronik imza (EP) - Bu, sahtecilikten korunmak için tasarlanmış bir elektronik belgenin istenmesidir. ES, imzanın sahibini tanımlamanıza ve imzalanmasından sonra elektronik belgedeki değişikliklerin yokluğunu belirlemenize olanak tanır.

En basit ifadesinde, EP mekanizması aşağıdaki gibi çalışır. Özel bir yazılım kullanarak, her kullanıcı için "anahtar sertifikalar" denilen bir sertifika merkezi (departman veya dış kuruluş) tahsis edilmiştir. Bir ES anahtarı benzersiz bir karakter dizisidir. Özel bir anahtardan (yalnızca sahibine aittir, sahibinin elektronik bir belgeyi imzalayabilmesine yardım eder) ve bir genel anahtardan (herkesin kullanımına açıktır, bununla birlikte elektronik belgeyi kimin imzaladığını ve ne zaman imzalayacağını belirleyebilirsiniz).

Bir ECM sistemi kullanırken, kullanıcının karşılaşabileceği tüm “zorluklar” gizlenir. Kullanıcı kural olarak sadece istenen işlevi seçmelidir: “Belgeyi imzala” (elektronik imza ile imzalanan belge aynı anda değişiklikler için kapatılır) veya “İmzalar hakkında bilgi edinin”. Elektronik belgelerin meşruiyeti mahkemeler ve üçüncü şahıslar tarafından kabul edilmektedir.

Elektronik imza kullanma konusunu incelemek istiyorsanız, Elektronik imza / dijital imza ile ilgili bölüme bakın.

Farklı mevzuat alanlarını incelemek istiyorsanız - Normatif doküman başlıkları ve yasal yönleri hakkında bilgi edinin.

Kavramsal cihazlar ve elektronik belge yönetimi türleri

Elektronik belge yönetimi (EDO), “kağıtsız evrak” kavramını uygulayan elektronik belgelerin işlenmesi için otomatikleştirilmiş bir işlem sistemidir.

Elektronik belge yönetiminin gelişimi ve aktif olarak tanıtılması 90'lı yıllarda, Rusya pazarında çok sayıda ofis otomasyon programının ortaya çıkmasıyla başladı. O zamandan beri, bu endüstri aktif olarak gelişmektedir. Giderek daha fazla sayıda kuruluş, çalışma süresinin verimliliğini artırmak ve belgelerin el ile işleme maliyetini en aza indirmek için bir elektronik belge yönetim sistemi sunmak için çabalıyor.

Elektronik doküman yönetiminin ana unsuru, bilgisayar bilgi işlem araçları kullanılarak oluşturulan ve bir bilgisayar ortamında bir formatta veya başka bir dosya halinde saklanan elektronik bir dokümandır.

Elektronik doküman yönetiminin getirilmesi, şirketin aşağıdaki avantajları elde etmesini sağlar:

  • bir kerede bir belgenin kaydedilmesi, sistemde doğru bir şekilde tanımlamanıza izin vermek,
  • çeşitli işlemlerin paralel yürütülmesi, belgenin hareket zamanının azaltılması ve yürütme verimliliğinin arttırılması,
  • Sürecin herhangi bir zamanda yürütülmesinden sorumlu kişiyi tanımlamayı mümkün kılan belgenin sürekli hareket etmesi,
  • çoğaltma olasılığı dışında tek bir doküman veri tabanı,
  • hakkında asgari bilgiye sahip bir dokümanın etkili aranması,
  • Belgenin hareketini iş akışının her aşamasında kontrol etmenizi sağlayan etkili bir raporlama sistemi.

Kuruluşun özelliklerine bağlı olarak, birkaç tür elektronik belge yönetimi vardır:

  • üretim EDI,
  • Yönetim EDI
  • arşivleme,
  • İK EDI
  • Muhasebe EDI
  • Depo EDO,
  • teknolojik EDO,
  • Gizli ve gizli EDI.

Faaliyetler kadar elektronik doküman yönetim sistemi de olabilir. Gerekirse, herhangi bir özel belge yönetimini otomatikleştirebilirsiniz.

EDI'nin işlevleri ve etkinliği

Gerekli EDI fonksiyonlarının seti, şirkette doküman yönetiminin otomasyonunun karşı karşıya olduğu görevlerle belirlenir. EDI'nin temel işlevleri aşağıdaki gibi olabilir:

  • Belgenin elektronik versiyonunun oluşturulması,
  • Bir belgenin nitelik kartının oluşturulması,
  • Bir hazır şablondan, değişken değerlerin bir doküman kartından onun yerine ikame edilmesiyle metnin oluşturulması,
  • Belge kartlarını aramak,
  • Kurumun antetli kağıdında şablon kullanarak elektronik belge oluşturulması,
  • Belgeleri çeşitli biçimlerde kaydetmek,
  • Belge rotaları oluşturmak ve hareketlerini kontrol etmek,
  • dergi, sınıflandırıcı ve referans kitap bulundurmak,
  • Programa kayıtlı belgelerin kaydı ve sınıflandırılması,
  • hatırlatıcılar ve bildirimler göndermek,
  • evrakların onayı
  • Belgelerin taşınması ve yürütülmesine ilişkin raporların oluşturulması.

Elektronik doküman yönetiminin organizasyonlarda kullanımının etkinliği niceliksel ve niteliksel olarak değerlendirilir. Kantitatif göstergeler malzeme ve zaman maliyetleri açısından ölçülebilir ve değerlendirilebilir:

  • Belgelerin işlenmesi ve oluşturulmasında zamanın ortalama% 75 oranında azaltılması: tescil, postalama, arama, kontrol işlemlerinin yürütülmesi,
  • bilgi akışlarının hareketinin hızlandırılması: bir belgenin bir birimden bir birime veya ortak bir şirkete devredilmesi, standart belgelerin hazırlanması, koordinasyonu, şirket içinde bilgilerin dağıtım hızı,
  • Ofis malzemeleri, sarf malzemeleri ve belge depolama maliyetlerinde bir azalma şeklinde malzeme ve kaynak tasarrufu.

Kalite göstergeleri, şirketin çeşitli yönlerini iyileştirme ve geliştirme açısından değerlendirilir:

  • Çalışanların işgücü verimliliğinde% 25'e varan artış, tek bir bilgi alanının varlığı, ekip çalışması süreçlerinin basitleştirilmesi, belgelerin yürütülmesi üzerinde etkili kontrol,
  • evrak kaybı risklerinin azaltılması,
  • Belgelerin onaylanma ve onaylanma hızını artırmak,
  • kurum kültürünü artırmak.

Uygulamada görüldüğü üzere, bir işletmeye elektronik doküman yönetim sistemi getirmenin ekonomik etkisi daha büyük olacak ve EDI'ye daha fazla çalışan girecektir.

Elektronik doküman yönetim sistemleri için gereklilikler

Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), katılımcılara yasal öneme sahip elektronik belgelerin değiş tokuşunu sağlayan özel bir uygulamadır. Tüm elektronik doküman yönetim sistemleri çeşitli kriterlere göre sınıflandırılabilir:

  1. Gelişmiş depolama ve geri alma sistemleri ile EDS. İkinci adı elektronik arşivdir.
  2. Belgelerin belirtilen yollar boyunca hareketini sağlayan gelişmiş yönlendirme sistemleri olan EDS.
  3. Organizasyon yönetimini ve bilgi birikimini destekleyen bir sisteme sahip EDS. Tipik olarak, bu sistemler önceki ikisinin özelliklerini birleştirir. Üstelik, böyle bir sistemde, hem sağlam hem de serbest yönlendirme kullanmak mümkündür. Benzer EDMS, büyük şirketler ve devlet kurumlarında kullanılmaktadır.
  4. Ekip çalışmasının desteğiyle EDS. Bu tür sistemler, coğrafi olarak ayrılmış olsalar bile çalışanların ortak çalışmalarını organize etmeyi amaçlar. Gerçek ve sanal da dahil olmak üzere bilgi, tartışma ve randevuların yanı sıra dokümanları saklama ve yayınlama hizmetleri için araştırma yapma yeteneği sağlayın.
  5. Ek hizmetler içeren EDS: proje yönetimi, e-posta, faturalandırma, CRM hizmeti.

EDMS'nin en popüler işlevleri:

  1. Belgelerin saklanması ve alınması.
  2. Büro işi desteği.
  3. Belgelerin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve kontrolü: belgelerin güzergahlarının hazırlanması, rotalardaki eylemlerin desteklenmesi, çalışanların yeni bir belgenin alınması konusunda bildirilmesi, yürütme zamanlamasının otomatik kontrolü.
  4. Mevcut istihdam üzerine bir rapor gibi analitik raporların hazırlanması, belgeler üzerinde çalışmanın yapılması ve geç siparişler hakkında.
  5. Kullanıcı doğrulama, elektronik dijital imza desteği, evrak ve mektupların şifrelenmesi, sistemde işin denetlenmesi de dahil olmak üzere bilgi güvenliğinin sağlanması.

Bazı EDS, kullanım olanaklarını diğer sistemlerle bütünleştirerek genişletmenizi sağlayan özel işlevlere sahiptir.

Örgütün Rus iç elektronik belge yönetim sisteminin bir özelliği dikey yönlendirmesidir: belgenin yükleniciye ulaşmadan önce üst yönetimden bir dizi onay ve onay alması gerekir. Ayrıca, yerel ofis çalışmalarında, kayıt sistemi, raporların hazırlanması ve yürütmenin kontrolü gibi ayrılmaz parçalar bulunmaktadır. Bu bakımdan, Rusya pazarındaki en ünlü EDMS, yerel geliştiricilerin ürünleridir (bkz. Şek.).

Şek. Rus şirketlerinde çeşitli EDMS talep grafiği

İşletmenize uygun bir EDMS nasıl seçilir

Geliştiriciler birçok ofis otomasyon programı sunduğundan, bir veya başka bir EDMS seçerken hata yapmamanız önemlidir. Programın şirket için uygun olup olmadığını anlayabileceğiniz birkaç önemli kriter vardır.

  1. Piyasada bulunma süresi, sistemi işlerinde başarılı bir şekilde uygulayan firma sayısı, güncellemelerin mevcudiyeti dahil, EDMS'nin vadesi. Yeni sistemler yüksek bir hata olasılığına sahiptir ve bunun sonucunda şirketin elektronik doküman yönetiminin organizasyonunda başarısızlıklar göstermektedir.
  2. Endüstri standardı organizasyona uygunluk.
  3. Şirketin amaç ve hedeflerine uygunluk.
  4. Kurulum sırasında ve işletme sırasında gelişmekte olan şirketten gelen EDMS'ye teknik destek seviyesi.
  5. Kuruluşun genişlemesi durumunda EDMS'yi değiştirme imkanı.
  6. EDS ayarlarını yönetmek veya değiştirmek için belgelerin kullanılabilirliği.
  7. EDS koruması. Sistem, şirketin güvenlik politikasına uygun olarak bilgilerin korunmasını sağlamalıdır.
  8. Bir arızadan sonra EDMS'yi geri yüklemek için gereken süre.
  9. Satın alma, lisans, yönetim ve teknik destek de dahil olmak üzere EDS'nin maliyeti.

Sistemin seçimi, müşteriden ondan ne almayı planladığına, hangi kaynaklara sahip olduğuna ve şirketin elektronik doküman yönetimi alanındaki gelişim düzeyine bağlıdır.

Nihayet kuruluşta hangi EDMS'nin kurulacağını belirlemek için birkaç basit adım atmanız önerilir:

  • Gereksinimleri en iyi şekilde karşılayan çeşitli EDMS'lerin karşılaştırmalı analizini yapmak,
  • Bir programın sahip olma maliyetini tahmin etmek,
  • lisans şemalarını incelemek ve en iyi seçeneği seçmek,
  • Tedarikçinin sunduğu hizmetler hakkında bilgi sahibi olmak,
  • Demo videoları keşfedin
  • Programın demo sürümünü yükleyin,
  • EDMS'nin işlevselliğini incelemek ve şirket açısından en önemini vurgulamak.

Elde edilen verilerin kapsamlı bir analizinden sonra, kuruluşta bir programın kurulmasına ilişkin nihai kararı verebilirsiniz.

Elektronik doküman yönetiminin uygulanması

Elektronik doküman yönetimini bir organizasyonda uygulamak bu kadar basit bir iş değildir. Sadece programı satın almak, bilgisayarlara yüklemek ve işe koymak yeterli değildir. Uygulamanın başarısı çeşitli koşullara bağlıdır.

  • Şirket yönetimi tarafından ofis otomasyonuna aktif katılım. EDI'nin uygulanmasıyla ilgili örgütsel konuların yanı sıra yeniliğe direnen orta düzey yöneticiler ve astlar üzerindeki etkisinin hızlı bir şekilde çözülmesi bu hedefe başarıyla ulaşılmasına yardımcı olmaktadır.
  • Kurulum adımlarına uygunluk, gerekli son başvuru tarihlerini karşılamanızı ve bütçeyi karşılamanızı sağlar.
  • Anahtar kullanıcıların ilgisi. İş akışını otomatikleştirirken, doğrudan programda çalışacak olan çalışanların çıkarlarını göz önünde bulundurmak gerekir.
  • Proje dokümantasyonunun uygun şekilde hazırlanması, sistemin işletimi sırasında yüklenici ile müşteri arasındaki tutarsızlıkların önlenmesine yardımcı olacaktır.

Uygulama sürecinde bu ilkeler ne kadar dikkate alınırsa, işletmenin elektronik belge yönetimine geçişinin başarılı olma olasılığı da o kadar yüksek olur.

Bir şirkette elektronik belge yönetimini organize etme prosedürü aşağıdaki gibidir.

  1. Teknik şartnamelerin geliştirilmesi.
  2. BT çözümlerinin seçimi.
  3. İş süreçlerinin tanımı.
  4. Tahminleri, programları, gerekli kaynakların bir listesini ve genel bir çalışma planını hazırlamak.
  5. Elektronik doküman yönetiminin uygulanması.
  6. Programın test edilmesi.
  7. EDMS'nin işletime alınması.
  8. Sistem kullanımının izlenmesi.

Bir işletmede bir EDMS'nin tanıtılması sürecinde, kaçınılmaz bir şekilde sorunlar ve riskler ortaya çıkacaktır, bu da kaçınılmaz bir şekilde ortaya çıkacaktır, proje lansman sürelerinin ihlal edilmesine, bütçenin aşılmasına, EDMS'nin karşı karşıya kaldığı hedeflere ulaşılmamasına veya hatta program uygulamasının tamamen bozulmasına neden olacaktır.

EDI'nın uygulanmasındaki ve organizasyondaki herhangi bir bilgi sisteminin uygulanmasındaki risklerin spesifikliği, nispeten kısa bir sürede çalışanların önemli bir bölümünü yeni ve olağandışı çalışma yöntemlerine devretmenin gerekli olduğu gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Ana riskler aşağıdakileri içerir:

  • Çalışanların muhafazakarlığı
  • Çalışanların bilgisayar okuryazarlığının yetersiz olması,
  • Ana süreçler için düzenlemelerin eksikliği,
  • Kötü teknik ekipman
  • net proje yönetimi eksikliği.

Elektronik belge yönetimi organizasyonu sırasında istenmeyen sorunları önlemek için, EDMS'nin şirketteki çalışmasını ayrıntılı olarak tasarlamak, aşamalı tanıtımını düzenlemek, personeli eğitmek ve EDMS'in çalışmaları ile ilgili sorunları çözmede operasyonel destek sağlamak gerekir.

Genel olarak, elektronik belge yönetiminin tanıtımı sadece bir yenilik değil, aynı zamanda bilgi akışının modern yönetimine doğru köklü bir adımdır. CNews Analytics’e göre, yerel EDMS pazarı, BT endüstrisinin en aktif gelişen bölümlerinden biri. Bunun nedeni, programların ana tüketicisi kamu sektörüdür ve devletin ilgisi tüm pazarın istikrarını sağlar.

Entegre bir iş otomasyon sisteminin uygulanmasının bir parçası olarak elektronik doküman yönetimi

Otomasyonun başkanı Denis Seleznev: Kendi formundaki benzersiz iş otomasyon programının geliştirilmesi ve kurulumunda ilk formda olan KSK Group'ta 1F uygulaması olan First Form, bir elektronik doküman yönetim sisteminin nasıl organize edileceğini ve başlatıldığını anlattı:

“Bazı şirketler, özellikle de küçük şirketler, bir şirkette para tasarrufu yapmak için iş süreçlerinin otomasyonunun, bazı bölümlerde yapılabileceğine inanıyor - önce muhasebe, sonra evrak, sonra her şey. Aslında, bu tür hayali tasarruflar daha sonra büyük rahatsızlıklara ve ek maliyetlere ihtiyaç duyulmasına neden olabilir. Bir şirketin geliştiğini hayal edin, tüm farklı programları ortak bir sistemde birleştirme görevi ile karşı karşıya kalır, ancak genellikle bunun imkansız veya neredeyse imkansız olduğu ortaya çıkar. Farklı otomasyon programları tek bir modda çalışamaz ve otomasyon işlemini en baştan başlatmanız gerekir.

Şirketteki tüm iş süreçlerini kapsayan ve yeni iş süreçlerinde genişleme yeteneğine sahip entegre bir sistemi hemen kurmak çok daha karlı, daha basit ve daha uygundur. KSK grubu müşterilerine benzersiz bir gelişme - kapsamlı bir "İlk Form" sistemi sunuyor. Avantajları arasında uygulama hızı, sistemin çeşitli iş görevlerine uyarlanabilirliği, basitlik, mobilite ve karlılık sayılabilir. “Birinci Form” un sabit bir maliyeti olduğu ve işletme sırasında müşteriden ek maliyet gerektirmeyeceği belirtilmelidir. Ayrıca, yüksek kaliteli teknik destek ve personel eğitimini de garanti ediyoruz. ”

Pin
Send
Share
Send
Send